이메일은 사내, 회사 간 의사소통의 근간으로 진화해 왔다.
이메일은 계약을 상의하고, 논쟁을 해결하는 데 사용되고, 법정에 증거물로도 사용된다.
하지만 초라한 종이 문서라면 결코 보내지 않을 사람도 어떤 이유에서인지 지저분해 보이는 이메일을 전 세계로 날리기 좋아한다.
우리의 이메일 팁은 간단하다.
▶ [보내기] 버튼을 누르기 전에 교정을 보라.
▶ 맞춤법을 확인하라.
▶ 포맷을 간단하게 하라. 어떤 사람은 이메일을 읽을 때 비례문자(proportional font) 를 사용하기 때문에, 여러분이 만드느라 고생한 ASCII 아트 그림이 그들에게는 마치 의미 없는 낙서처럼 보일 것이다.
▶ 리치 넥스트(rich-text) 혹은 HTML 메일은 받는 사람이 그걸 읽을 수 있는 경우에만 사용하라. 단순한 텍스트(plain text)는 어디에서든 통용된다!
▶ 답장할 때 원본 메시지의 인용은 최소한으로 하라. 자기가 쓴 100줄짜리 이메일 끝에 달랑 '동의' 라고 붙어있는 이메일을 되돌려 받기 좋아하는 사람은 아무도 없다.
▶ 다른 사람의 이메일을 인용한다면 누구의 것인지 밝히고 글 속에서 인용을 하라(첨부로 하지 말고).
▶ 화내고 욕하는 글을 보내지 마라. 그 욕이 자신에게 돌아와서 끊임없이 따라다닐 것이다.
▶ 보내기 전에 받는 사람 목록을 확인하라. 부서 내 이메일에 자기 상사를 비판하는 이메일을 뿌릴 때 받는 사람 목록에 자신의 상사가 포함되어 있다는 사실을 깨닫지 못했던 사람의 기사가 최근 『월 스트리트 저널』에 실렸다.
▶ 이메일을 보관하고 조직화하라. 받고 보내는 중요한 것 모두.
199년도 미 법무부 조사를 통해 마이크로소프트와 네스케이프 사의 여러 직원들이 알게 되었듯이, 이메일은 영원하다. 여타 메모나 보고서에 기울이는 주의와 관심을 똑같이 이메일에도 기울이도록 노력하라.
//---
제발 이메일 쓸 때, 일반 보고 문서 쓸 때 만큼만 이라도 신경 써서 작성하길 바란다.
이메일 쓰기를 여타 사이트의 자유게시판의 글 작성보다 더 못한, 의미 없는 댓글 작성하듯이 쓰는 사람이 적지 않다.
아마도 그건 받는 사람의 소양을 고려하지 않는 생각에서 나오는 게 아닐까?
Posted by 홍반장
